Hướng dẫn sử dụng PivotTable

Pivot Table là một công cụ thống kê báo cáo rất hay, rất hiệu quả. Chỉ bằng vài cú click chuột chúng ta có thể có được bản báo cáo như mong muốn. PivotTable có tính tương tác với người dùng rất cao thông qua các tùy chọn checkbox, kéo thả v.v và nó cũng làm được các chức năng tính toán như Hàm Count, Hàm Sum, hay Hàm Average. 

Ví dụ tôi có bản thống kê kết quả bán hàng của cửa hàng bán hoa quả trong 3 ngày đầu của tháng 12 như sau:
 

No	Fruits	Qty (KG)	Price	Amount	Date of Sale
1	Banana	10	2,3	23	01/12/2013
2	Banana	15	2,3	34,5	01/12/2013
3	pineapple	5	2,7	13,5	01/12/2013
4	pineapple	6	2,7	16,2	01/12/2013
5	pineapple	7	2,7	18,9	01/12/2013
6	Apple	12	3,4	40,8	01/12/2013
7	Apple	14	3,4	47,6	01/12/2013
8	Apple	11	3,4	37,4	02/12/2013
9	Apple	13	3,4	44,2	02/12/2013
10	Apple	16	3,4	54,4	02/12/2013
11	Pear	8	2,4	19,2	02/12/2013
12	Pear	4	2,4	9,6	02/12/2013
13	Pear	8	2,4	19,2	02/12/2013
14	Pear	24	2,4	57,6	03/12/2013
15	Lemon	12	1,2	14,4	03/12/2013
16	Orange	14	1,7	23,8	03/12/2013
17	Orange	34	1,7	57,8	03/12/2013
18	Orange	12	1,7	20,4	03/12/2013
19	Lemon	3	1,2	3,6	03/12/2013
20	Lemon	6	1,2	7,2	03/12/2013

Bây giờ tôi sẽ làm báo cáo thống kê số lượng bán ra và tổng tiền thu được theo từng loại hoa quả và theo từng ngày như sau:

Bước 1: Chọn Nguồn dữ liệu: Bấm chuột Trái và rê chuột để bôi đen toàn bộ vùng A1:F21
Bước 2: Chọn công cụ báo cáo
Sau khi chọn Nguồn dữ liệu, ta click chuột trái chọn Tab In-sert/Pivot Table



Bước 3: Chọn vị trí thể hiện bản báo cáo.
Sau khi Click vào Nút Pivot Table thì hộp thoại Cre-ate Pivot Table xuất hiện như sau:



Ta thấy ở bước 1, ta chọn Nguồn là vùng dữ liệu từ A1:F21, nên trong hộp thoại Table/Range sẽ chứa địa chỉ của nguồn dữ liệu là: Sheet1!$A$1:$F$21.

Nếu bạn muốn chọn lại nguồn thì chỉ cần Click vào dấu mũi tên ở cuối box để chọn lại.

Tùy chọn: Use An External Data Source giúp chúng ta có thể lấy dữ liệu ở một File bên ngoài. Chúng ta dùng tuỳ chọn này khi các File nguồn có dung lượng lưu trữ lớn, Nếu bao hàm trong 1 Workbook thì sẽ làm cho File của chúng ta sẽ nặng và ảnh hưởng đến tốc độ xử lý của máy tính. 

Choose whe-re you want the PivotTable to be placed: Đây là tùy chọn cho phép bạn chọn vị trí đặt bản báo cáo.

- Nếu bạn chọn New Worksheet thì bản báo cáo sẽ nằm trong một trang tính mới hoàn toàn.
- Nếu bạn chọn Existing Worksheet thì bạn phải chọn vị trí đặt của nó bằng cách click chuột vào biểu tượng mũi tên màu đỏ trong hộp Location, sau đó click vào bất cứ ô nào trong Worksheet mà bạn muốn đặt bản báo cáo.
 
 Nếu bạn chọn vùng dữ liệu có chứa cột mà ô đầu tiên bị trống thì hộp thoại Cre-ate Pivot Table bên trên không xuất hiện và thông báo lỗi. Lúc này bạn đừng lo lắng, Bạn xem dòng trên cùng của vùng dữ liệu được chọn nếu thấy ô nào còn trống thì điền vào đó 1 vài ký tự cho nó nếu cột đó không cần thể hiện trên bản báo cáo. còn nếu bạn muốn dữ liệu của cột được thể hiện trên bản báo cáo thì hãy đặt cho nó một cái nhãn phù hợp nhé.

Bước 4: Chọn Field để báo cáo


Ở hình trên, hình bên trái (PivotTable2) là nơi thể hiện nội dung báo cáo, và Hình bên phải PivotTable Field List là bản điều khiển kiểu thể hiện nội dung báo cáo. 

Chúng ta sẽ click chuột vào chọn nhãn: Fruits, Qty (KG), Amount và Date of Sale là 4 nội dung cần thể hiện
Sau khi chọn 4 nội dung trên thì ta được bản báo cáo như bên dưới.
 
Tuy nhiên ta có thể click chuột trái và kéo thả các nhãn vào những box mà chúng ta muốn. ở hình trên tôi kéo thả Field Date of Sale vào Report Filter, để thiết lập chức năng Data Filter - Lọc báo cáo theo ngày như hình bên dưới.
 

Date of Sale	(All)01/12/201302/12/201303/12/2013	Values
Row LabelsAppleBananaLemonOrangePearpineapple	Sum of Qty (KG)	Sum of Amount
Apple	66	224,4
Banana	25	57,5
Lemon	21	25,2
Orange	60	102
Pear	44	105,6
pineapple	18	48,6
Grand Total	234	563,3

Khi Date of Sale là All thì sẽ báo cáo tất cả các ngày bán hàng, Nếu muốn thể hiện báo cáo theo từng ngày cụ thể thì ta click chuột vào nhãn chứa giá tri Filter đó, check vào ô Se-lect Multiple Items rồi chọn item cần lọc như hình bên



Thông thường cột Value mặc định là kết quả của Hàm Sum, Tuy  nhiên chúng ta có thể thay đổi chức năng tính toán cho cột này như sau.

Cách 1:
Click chuột phải vào cột Value chứa giá trị Sum of hoặc Count of, sau đó chọn Summarize Data By lúc này sẽ xuất hiện danh sách các hàm tính toán như Hàm Count, hay Hàm Min, v.v, bạn chọn một hàm mong muốn kế quả trả về, lúc này pivotTable sẽ tự động tính lại kết quả.



Cách 2:
Ở bản điều khiển PivotTable Field List, tại ô Value, ta click chuột vào Nhãn cần thay đổi công thức tính toán, sau đó chọn Value Field Settings... ->chọn Công thức toán học cần thực hiện phép toán. sau đó bấm OK



 Ở cách 1, Thay vì chọn Summarize Data By, ta cũng có thể chọn Value Field Settings... thì hộp thoại Value Field Setting bên trên cũng xuất hiện và thay đổi công thức ở đây.

Nếu bạn không nhìn thấy PivotTable Fielt List thì cũng đừng lo lắng, Hãy click chuột phải vào bản báo cáo giống như cách làm trên, lúc này ta chọn Show Field List để nhìn thấy bản điều khiển này nhé

Một lưu ý nữa là PivotTable không tự động cập nhật nội dung khi số liệu ở Data Source bị thay đổi. Lúc này ta phải refresh lại bản báo cáo bằng cách click chuột phải vào bản báo cáo và chọn Refresh.

Chúc các bạn thành công nhé