Hướng dẫn sử dụng chức năng Find and Replace trong excel

Thứ năm - 24/10/2013 23:02
Chức năng Find and Replace trong Excel rất hữu ích khi bạn muốn tìm đến một vị trí xác định nào đó trong trang tính hoặc trong cả workbook.
Chức năng Find and Replace trong Excel rất hữu ích khi bạn muốn tìm đến một vị trí xác định nào đó trong trang tính hoặc trong cả workbook.
Chức năng này khác với Hàm FindHàm Search, mà chúng ta đã học vì không phải viết hàm cho nó mà chỉ cần gọi hộp thoại Find And Replace bằng cách dùng tổ hợp phím CTRL + F.

Trước tiên ta làm quen với các kiểu tìm kiếm:

Ta chọn Tab Find để thực hiện chức năng tìm kiếm

Ô Find What: Là ô dùng để nhập các từ khóa bạn muốn tìm kiếm,

Ví dụ:
 

Find and Replace

 

Find What:



 

 

==========

 

Bạn nhập vào chữ a và bâm nút Find Next thì Excel sẽ tìm đến ô đầu tiên chứa chữ a nếu tìm thấy.

Nếu bạn bấm vào nút Find All thì nó sẽ liệt kê tất cả kết quả tìm được bên dưới hộp thoại Find and Replace. Sau đó bạn dùng nút Findnext để rà soát lại tất cả các kết quả trả về để chọn lấy giá trị cần tìm, hoặc bạn có thể click chuột vào 1 trong các kết quả tìm kiếm để xem.

I. Các kiểu giới hạn tìm kiếm:
I.1. Tìm kiếm theo định dạng text, hoặc định dạng ô (Cell)

Excel có khả năng phân biệt các ký tự, từ hoặc cả cụm từ trong cell dựa theo định dạng màu sắc của chữ, màu sắc của ô, các kiểu in đậm, in nghiên hay gạch chân của chúng trong cell đó.
Để giới hạn kết quả tìm kiếm theo định dạng thì khi gọi hộp thoại find and replace, chúng ta click vào nút để gọi các tiêu chí giới hạn tìm kiếm xuất hiện
 

Find and Replace

 

Find What:



 
 

Within:SheetWorkbookMatch case

Search:By RowsBy ColumnsMatch entire cell contents

Lookin:FormulasValuesComments

 


nếu bạn tìm kiếm theo Kiểu định dạng màu ô, hoặc màu chữ thì không cần phải nhập từ khóa vào hộp thoại Find What thay vào đó, chúng ta click chuột vào nút để thiết lập các định dạng tìm kiếm. kiểu thiết lập này cũng giống như lúc bạn định dạng ô trong bản báo cáo. Khi thiết lập xong thì nút sẽ chuyển thành nút lúc này chúng ta chỉ cần click vào nút Find All hoặc Find Next là có thể tìm kiếm những ô có cùng định dạng với thiết lập trên.

Tuy nhiên khi bạn muốn giới hạn nhỏ hơn nữa khi có nhiều hơn 1 ô có cùng định dạng nhưng chứa text khác nhau thì ta nhập text cần tìm vào ô Find What để tìm. và lúc này excel sẽ loại bỏ các ô có cùng định dạng nhưng không chứa Text giống như text trong hộp Find What.

I.2. Giới hạn theo khu vực tìm kiếm

Như hình trên sau khi mở rộng Option tìm kiếm thì ta thấy có các tiêu chí giới hạn sau:

Option: Within: Có 2 tùy chọn là Sheet và Workbook. khi bạn chọn Sheet thì Excel chỉ tìm kiếm trong khu vực của sheet hiện hành, ngược lại nó sẽ tìm kiếm trên toàn file nếu bạn chọn workbook
Option: Search: nhằm giới hạn tìm kiếm theo hàng (By Row) hoặc theo cột (Columns)

enlightenedTùy chọn này chúng ta chỉ định ngoài trang tính (sheet) và không cần thiết lập trong hộp thoại này bằng cách click chuột chọn 1 hoặc 1 số dòng để giới hạn tìm kiếm theo dòng (By Row) hoặc chọn 1 hoặc 1 số cột để giới hạn theo cột (by Column).

Option: Lookin: Chỉ định tìm kiếm Text chứa trong công thức (Formulas), chứa trong comments hay là giá trị của ô (giá trị có thể là dạng text, số, hoặc kết quả trả về của 1 hàm)

Ngoài ra ta có thêm 2 tùy chọn nhỏ nữa là:

Match case, cho phép tìm kiếm ký tự chính xác theo kiểu định dạng viết hoa hay viết thường. và
Match entire cell contents: Tìm kiếm chính xác tất cả nội dung trong cell

II. Chức năng Replace
Để thực hiện chức năng Replace ta chỉ cần bấm vào nút để gọi thêm box để thiết lập giá trị cần thay thế cho kết quả tìm được ở chức năng find như hình bên dưới

Find and Replace

 

    Find What:  
 Replace With:



 
 Within:SheetWorkbookMatch case

Search:By RowsBy ColumnsMatch entire cell contents

 Lookin:FormulasValuesComments
 

        


Sau khi thiết lập chức năng find, ta có thể thực hiện tìm kiếm (find hoặc find all) trước rồi bấm nút replace để tiến hành thay thế. hoặc chúng ta có thể bấm nút replace hoặc replace all luôn.

enlightened Chức năng Replace là dùng để thay thế text trực tiếp trong ô, còn  Hàm Substitute  hoặc Hàm Replace mà chúng ta đã học trước đây cũng dùng để thay thế nhưng trả về kết quả ở ô khác (ô chứa công thức được thiết lập)


Bạn hãy mở một file excel bất kỳ và thử nghiệm từng loại tìm kiếm.
  Chúc bạn thành công

Tác giả bài viết: Minh Phú

Chú ý: Việc đăng lại bài viết trên ở website hoặc các phương tiện truyền thông khác mà không ghi rõ nguồn http://aneedz.com là vi phạm bản quyền

Tổng số điểm của bài viết là: 25 trong 5 đánh giá

Xếp hạng: 5 - 5 phiếu bầu
Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Mã bảo mật   
Thống kê
  • Đang truy cập58
  • Máy chủ tìm kiếm2
  • Khách viếng thăm56
  • Hôm nay7,632
  • Tháng hiện tại43,706
  • Tổng lượt truy cập1,564,558
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây