Hướng dẫn đánh số tự động trong excel

Thứ hai - 30/12/2013 11:00
Đánh số tự động có nhiều loại, loại thứ nhất là đánh số liền nhau, mỗi một dòng hàng có một số riêng

Khi sử dụng bảng biểu trong excel, cột đầu tiên trong excel, chúng ta thường dùng là cột thứ tự (No) hoặc (STT). Việc đánh số cho nó cũng khá đơn giãn. Chúng ta chỉ cần đánh 2 số tự nhiên liên tiếp nhau sau đó rê chuột chọn cả hai ô. Tiếp theo là đưa chuột vào góc bên phải dưới cùng có dấu cộng (+) sau đó kéo xuống ta sẽ có được số thứ tự cho bảng tính của mình.

Tuy nhiên, Vì một lý do nào đó, có thể là lười biến, hoặc muốn tối ưu công việc, chúng ta có thể thiết lập công thức đánh số một cách tự động.

Đánh số tự động có nhiều loại, loại thứ nhất là đánh số liền nhau, mỗi một dòng hàng có một số riêng, loại thứ 2 cũng đánh số liền nhau tuy nhiên các dòng hàng có chứa ký tự giống nhau thì đánh số như nhau, hoặc loại đánh số thứ 3 là cách đánh số thứ tự theo nhóm, các các dòng hàng giống nhau thì được đánh số theo nhóm đó. Loại thứ 3 là cũng đánh số theo nhóm nhưng có ô bị bỏ qua nhưng các ô tiếp theo vẫn được đánh số kế tiếp.

Bây giờ chúng ta sẽ học cách đánh số cho từng loại như sau:

1. Loại thứ nhất: Đánh số liên tục cho tất cả các dòng hàng.

Cách làm:
Dùng một Hàm If để kiểm tra ô bên cạnh ô cần đánh số, Nếu ô đó chứa ký tự thì sẽ tăng lên một bậc.

Ví dụ:
Ô A2=1, ta bắt đầu đánh số tự động từ ô A3 =If(B3<>"",A2+1,1), mỗi khi bạn nhập ký tự bất kỳ từ ô B3 thì ngay lập tức ô A3, sẽ tăng lên một bậc.
 

No Tên nhân viên
1 Nguyễn Văn A
2 Phan văn B
3 Lê Thị C
4 Trần văn D
   


Tuy nhiên cách làm này sẽ bị lỗi nếu ta sử dụng Hàm Sort, do đó để khắc phục lỗi này ta dùng thêm mộ  t Hàm And để ràng buộc thêm dữ liệu nhập vào, lúc này ta không nhập giá trị 1 vào ô A2 nữa mà ta áp dụng công thức cho nó luôn.

Ví dụ: A2=IF(AND(A1="NO",B2<>""),1,IF(AND(A1="No",B2=""),"",IF(AND(A1<>"No",B2=""),"",A1+1)))
Các bước thực hiện của công thức trên như sau:
-1. Nếu Ô A1 có giá trị là "No" (Số thứ tự) và ô B2 không rỗng thì sẽ đánh số 1,
-2. Nếu ô A1 có giá trị là "No" và ô B2 rỗng thì không đánh số, (Giá trị rỗng "")
-3. Nếu ô A1không phải là "No" và ô B2 là rỗng thì cũng không đánh số, (Giá trị rỗng "")
-4. Ngoài các điều kiện trên thì sẽ tăng lên 1 đơn vị (A1+1)

Ở công thức trên chúng ta thấy điều kiện IF thứ 2 và thứ 3 có chung một tham số là B2="", do đó chúng ta có thể dùng Hàm Or để rút gọn điều kiện thứ 2 và 3 lại.

A2=IF(AND(A1="NO",B2<>""),1,IF(AND(OR(A1="No",A1<>"No"),B2=""),"",A1+1))

hoặc chúng ta bỏ luôn điều kiện A1<>"NO" và A1="NO",

A2=IF(AND(A1="NO",B2<>""),1,IF(B2="","",A1+1))

Sau khi nhập xong công thức, chúng ta sẽ kéo công thức hoặc copy và paste cho tất cả các dòng hàng.

2. Loại thứ 2: Đếm số tự động cho các dòng khác giá trị, nếu cùng giá trị thì bỏ qua hoặc dùng chung một số thứ tự.
Ví dụ, Bản kê chi tiết các mục hàng hóa theo tờ khai hải quan, một tờ khai có nhiều dòng hàng, lúc này ta chỉ đánh số cho dòng đầu tiên của số tờ khai mới còn các dòng tiếp theo thì bỏ trống hoặc cho số thứ tự đó lặp lại cho cho đến hết tờ khai đó, khi sang số tờ khai mới thì nó sẽ tăng lên một đơn vị.

- Cách thứ nhất, nếu dòng sau có cùng số tờ khai với dòng trước thì là lấy số thứ tự của nó bằng với số thứ tự của dòng trước, nếu dòng sau khác dòng trước thì sẽ bằng dòng trước cộng với 1,

 

No Số tờ khai Mã hàng
1 1123 NL001
1 1123 NL002
1 1123 NL003
2 1135 NL001
3 1136 NL001
3 1136 NL002
4 1150 NL001
4 1150 NL002
5 1161 NL002


=IF(AND(A1="NO",B2=""),"",IF(AND(A1="NO",B2<>""),1,IF(B1<>B2,A1+1,IF(B1=B2,A1,""))))

Cách thứ 2, nếu dòng sau giống dòng trước thì số thứ tự của nó bị bỏ qua, và lặp lại cho đến khi có số tờ khai mới thì bắt đầu đánh số tiếp theo, Lúc này ta không áp dụng được công thức trên nữa, mà ta phải dùng một Hàm Max để lấy giá trị lớn nhất của cột đánh số đến ô trước ô cần đánh số.

 

 

 

No Số tờ khai Mã hàng
1 1123 NL001
  1123 NL002
  1123 NL003
2 1135 NL001
3 1136 NL001
  1136 NL002
4 1150 NL001
  1150 NL002
5 1161 NL002


Và ta có công thức sau.
=IF(AND(A1="NO",B2=""),"",IF(AND(A1="NO",B2<>""),1,IF(B1<>B2,MAX($A$1:A1)+1,"")))

Còn một loại nữa, mời bạn đọc tiếp bài sau: Đánh số tự động cho dòng hàng không liên tục trong excel.

 

 

Tác giả bài viết: Minh Phú

Chú ý: Việc đăng lại bài viết trên ở website hoặc các phương tiện truyền thông khác mà không ghi rõ nguồn http://aneedz.com là vi phạm bản quyền

Tổng số điểm của bài viết là: 10 trong 2 đánh giá

Xếp hạng: 5 - 2 phiếu bầu
Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Thống kê
  • Đang truy cập46
  • Máy chủ tìm kiếm1
  • Khách viếng thăm45
  • Hôm nay7,632
  • Tháng hiện tại43,653
  • Tổng lượt truy cập1,564,505
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây