Các hàm tham chiếu trong excel

Excel có những công cụ tuyệt vời để giúp chúng ta làm việc nhanh chóng, chính xác và đạt hiệu quả cao trong công việc bằng cách tận dụng những thông tin sẵn có thể tham chiếu vào bảng tính mới mà không phải gõ lại thông tin,

Hôm nay tôi xin giới thiệu đến các bạn  các hàm tham chiếu trong excel: Vlookup, Hlookup

I. Vlookup up là dạng hàm tham chiếu dữ liệu trong mảng một chiều. có nghĩa là nó chỉ tham chiếu cho chính nó và những cột năm phía sau. Nôm na như thế này: Nếu cột tham chiếu là cột B; thì nó chỉ tham chiếu được từ cột B ~ mà không tham chiếu được cho cột A.


Cú pháp:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

• lookup_value: giá trị cần dò tìm
• table_array: một vùng để dò tìm lookup_value, cột đầu tiên trong table_array sẽ dùng để dò tìm giá trị lookup_value, cột này phải có chứa ít nhất một giá trị chứa trong lookup_value thì mới tìm được giá trị tham chiếu của nó, table_array có thể cùng sheet hoặc khác sheet với lookup_value, đồng thời table_array có thể cùng file hoặc khác file với lookup_value.

Lưu ý là nếu tham chiếu trong một vùng dữ liệu nội trong sheet thì phải nhấn phím F4 để đưa về địa chỉ tuyệt đối của vùng dữ liệu nếu không khi kéo thả công thức ở các ô khác thì sẽ bị lệch vùng chứa dữ liệu dẫn đến sai số.
Còn nếu chúng ta tham chiếu luôn cả 1 cột thì khi kéo công thức không sợ bị lệch dữ liệu nhé.

Ví dụ: Vlookup(A:A, A:B,2,0)

• col_index_num: dùng để chỉ tổng số cột trong table_array kể từ cột tham chiếu đến cột chứa giá trị cần trả về nếu tìm thấy. cột đầu tiên được tính là 1.Để biết được số cột chứa giá trị cần trả về chúng ta để ý trong quá trình chọn vùng tham chiếu (Table_array) trong Excel sẽ đếm luôn và xuất hiện tại phía trên cùng góc phải tương ứng với vị trí chuột dừng lại. nên nhớ là bấm giữ chuột đủ lâu để ta nhìn thấy con số đó nhé.
• range_lookup: Cái này rất quan trọng nếu chúng ta bỏ qua, mà chỉ dùng có ba tham số trên thì rất có thể dẫn đến kết quả trả về không như chúng ta mong muốn.

Ví dụ:

Giả giử bạn có 2 sheet có tên lần lượt là “Sheet1” và “Sheet2”, chứa dữ liệu bên dưới:

Sheet1:

	A	B	C	D
1	MNV	Họ tên	Năm sinh	Giới tính
2	41001	Nguyễn Khánh Minh	1984	Nam
3	41002	Nguyễn Thanh Thúy	1983	Nữ
4	41003	Trần Xuân Sơn	1986	Nam
5	41004	Đoàn Minh Phúc	1986	Nam

Sheet2:

	A	B	C	D
1	MCC	Nguyên quán	Học Vấn	Năm sinh
2	41001	Hồ Chí Minh	Đại học
3	41002	Bình Dương	Đại học
4	41003	Đồng Nai	Đại học
5	41004	Hà Giang	Cao Đẳng

Giá trị cột “Năm sinh” của Sheet2 được lấy từ Sheet1 thông qua hàm VLOOKUP và giá trị dò tìm & cột dò tìm là cột MNV (mã nhân viên) của 2 sheet.

Hàm VLOOKUP được đặt ở cột “Năm sinh” của Sheet2 như sau:

Dòng 2 –> 5 lần lược như sau:

=VLOOKUP(A2,'Sheet1'!$A$2:$C$5,3,0)

=VLOOKUP(A3,'Sheet1'!$A$2:$C$5,3,0)

=VLOOKUP(A4,'Sheet1'!$A$2:$C$5,3,0)

=VLOOKUP(A5,'Sheet1'!$A$2:$C$5,3,0)

Kết quả trả về của Sheet2 như bên dưới

	A	B	C	D
1	MCC	Nguyên quán	Học Vấn	Năm sinh
2	41001	Hồ Chí Minh	Đại học	1984
3	41002	Bình Dương	Đại học	1983
4	41003	Đồng Nai	Đại học	1986
5	41004	Hà Giang	Cao Đẳng	1986

Giải thích:

Công thức dòng 2:

=VLOOKUP(A2,'Sheet1'!$A$2:$C$5,3,0)

Dò tìm giá trị A2 (41001) của Sheet 2, trong vùng chọn từ A2 đến A5 (từ 41001 đến 41005) của Sheet1, nếu tìm thấy thì trả về giá trị năm sinh tức cột thứ 3, tức cột “Năm sinh” (thứ tự dòng/hàng tương ứng với dòng/hàng có mã 41001 được tìm thấy)

Tương tự cho các dòng còn lại, từ 3 đến 5.

Típ: Nếu bạn không nhớ cấu trúc của hàm vlookup thì ta làm theo cách này nhé.
Sau khi chèn dấu = vào cell rồi đưa chuột lên góc bên trái của thanh address bar, Nếu hàm Vlookup chưa có ở đây thì bạn click bào mũi tên xổ xuống chọn, more functions rồi chọn loại hàm lookup & reference để chọn hàm Vlookup.
Sau đó nhấp chuột vào chữ Vlookup sẽ hiện ra hộp thọai Function Arguments và tiến hành nhập các tham số cần thiết sau đó nhấp OK ta sẽ thực hiện xong hàm Vlookup.




xem video hướng dẫn hàm vlookup trên youtube
2. Hàm Hlookup
Hàm này cách dùng và chức năng giống hệt như hàm Vlookup, tuy nhiên thay vì tham chiếu theo cột thì nó lại tham chiếu theo dòng.

Giả sử ta có bảng Quản lý Nhân viên quay theo hướng ngang như bảng bên dưới.

	A	B	C	D	E
1		NV1	NV2	NV3	NV4
2	MNV	41001	41002	41003	41004
3	Họ tên	Nguyễn Khánh Minh	Nguyễn Thanh Thúy	Trần Xuân Sơn	Đoàn Minh Phúc
4	Năm sinh	1884	1983	1986	1986
5	Giới Tính	Nam	Nữ	Nam	Nam

Và ta cũng dùng hàm Hlookup và tham chiếu số năm sinh vào bảng sau:

	A	B	C	D
1	MCC	Nguyên quán	Học Vấn	Năm sinh
2	41001	Hồ Chí Minh	Đại học	1984
3	41002	Bình Dương	Đại học	1983
4	41003	Đồng Nai	Đại học	1986
5	41004	Hà Giang	Cao Đẳng	1986

Áp dụng Functions Wizard cho hàm Hlookup như sau:


Chúc các  bạn thành công!
Ngoài cách tham chiếu như hàm hlookup và vlookup ra thì trong excel cũng có hàm có chức năng tham chiếu và trả về dữ liệu của một ô xác định nào đó, tuy cách dùng hơi khác. Một trong số đó là hàm index.