Kết cấu của lá thư thương mại

Thứ ba - 04/03/2014 11:00
Kết cấu của là thư thương mại gồm các mục chính như là Phần Letter Head, Địa chỉ bên trong (Inside Address), Phần Thân (Body) và phần Kết Complimentary close.

Kết cấu của là thư thương mại gồm các mục chính như là Phần Letter Head, Địa chỉ bên trong (Inside Address), Phần Thân (Body) và phần Kết Complimentary close.

Bên dưới đây là mẫu thư thương mại thường dùng nhất.
 

Tiêu đề in sẵn của lá thư (Heading) ABC Co., Ltd
(Phần địa chỉ này không cần dấu chấm câu) No 1, Wall Street, New York, USA
  Tel: 123123
  Fax: 123124
   
Tham khảo đến nội dung thư trước (Ref) Ref Quotation No. 123ABC
   
Ngày tháng viết thư 12 Nov 20--
   
Địa chỉ bên trong gồm có: (Inside Address)  
- Tên người nhân Mr. Alan Hill
- Chức vụ của người nhận General Manager
- Tên Công ty của người nhận Embroidery Co., Ltd
- Địa chỉ của người nhận 34 Downing Street, London, England
   
Lời chào (Salutation) Dear Alan
   
Subject (Đề mục) QUOTATION ACCEPTANCE
   
Phần thân lá thư: BODY gồm các đoạn sau:  
 - Đoạn giới thiệu hay còn gọi là mở đề Paragraph 1: INTRODUCTION
(Background & Basics)
   
- Đoạn thứ 2: Nêu nội dung chính (vấn đề chính cần thể hiện của lá thư Paragraph 2: DETAILS
(Facts and Figures)
   
- Đoạn thứ 3: Đưa ra hành động nên làm Paragraph 3: RESPONSE or ACTIONS
(Conclusion)
   
- Đoạn thứ 4: Kết thúc vấn đề Paragraph 4: CLOSE
(End your letter with a simple one-line)
   
Kế thúc với sự ca tụng
Complimentary close
Your sincerely
   
Chữ ký của người gửi
Signature
Sherley Wood
   
Tên người viết / Gửi
Name of sender
Sherley Wood
   
Chức danh
Title
Procurement Manager
   
Đính kèm (attachment) encs
   
Các bản sao thư
Copy or cc
Copy Sales Department

 


Chú ý:

Phần địa chỉ bên trong, thường dùng được dùng trong lối văn phong trang trọng. Nó được dùng để nêu đích danh người nhận lá thư. Tên người nhận trong lá thư được dùng trong lời chào, ví dụ như ông Alan ở phần địa chỉ được dùng ở phần chào hỏi: Dear Alan.

Giữa các phần của lá thư chúng ta hãy nhảy cách một dòng hàng để giúp cho kết cấu lá thư rõ ràng mạch lạc, và người đọc sẽ tập trung vào nội dung chính nhanh nhất.

Phần thân của lá thư (Body) luôn luôn gồm có 4 đoạn văn  như miêu tả ở biểu mẫu bên trên.
Đoạn 1: Là đoạn giới thiệu hoặc tham khảo đến những lá thư trước đó, để nêu lên lý do viết lá thư này.
Đoạn 2: Là đoạn đưa ra các thông tin mà bạn có để chuyển đến cho người nhận xem xét.
Đoạn 3: Dùng để nói lên hành động, quyết định của bạn hoặc phản hồi về nội dung của bức thư được tham chiếu ở đề mục tham khảo
Đoạn 4: Là đoạn kết, dùng nó để nói lên sự mong đợi của bạn sau khi viết lá thư  này.

TIPS: Sự hòa hợp giữa phần Chào hỏi (Salutation) và phần ca tụng (Complimentary close)

 

Salutation Complimentary close
Dear Sir Your faithfully
Dear Sirs
Dear Madam
Dear Sir or Madam
   
Dear Mr Leighton Your sincerely
Dear Mr Yap
Dear Caroline
Dear Sam


Không dùng dấu Phẩy "," sau phần lời chào và phần ca tụng nhé.

Ở phần tên người gửi, tuy rằng nếu là người nam thì không thêm chữ "Mr" vào sau tên, nhưng nếu là phụ nữ thì ta hãy dùng chữ "Mrs" cho lịch sự nhé

Tác giả bài viết: Minh Phú

Chú ý: Việc đăng lại bài viết trên ở website hoặc các phương tiện truyền thông khác mà không ghi rõ nguồn http://aneedz.com là vi phạm bản quyền

Tổng số điểm của bài viết là: 125 trong 25 đánh giá

Xếp hạng: 5 - 25 phiếu bầu
Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Thống kê
  • Đang truy cập58
  • Hôm nay6,773
  • Tháng hiện tại64,574
  • Tổng lượt truy cập1,585,426
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây